Mobilná aplikácia pre zvýšenie efektivity práce
Nároky
na FTE manažéra
Nároky na FTE
medicínskych reprezentantov
Nároky
na obchodný tím
Vypočítané pre vzorový tím
veľkosť
tímu
6
počet
pracovných dní
20
počet
koučingových dní
12
počet
návštev za deň
10
Situácia u klienta
Na evidenciu, plánovanie a reportovanie aktivít klientov používa farmaceutická spoločnosť elektronický systém dostupný len v počítačoch. Ich reprezentanti majú povinnosť naplánovať si pracovné návštevy vopred na celý týždeň. Reprezentanti nenosia do terénu počítače, tým pádom nemajú v teréne k dispozícii databázu klientov, maximálne vytlačený plán návštev.
Po zrealizovaní návštevy si detaily typu: promované produkty, reakciu klienta, profilingové otázky, dátum a ciele na ďalšiu návštevu, musia zaznamenať na papier/do diára a následne zaznamenané údaje znova zapísať do ETMS systému po príchode do kancelárie alebo domov. Rovnakým spôsobom zaznamenávajú aj všeobecné poznámky z terénu na týždennej báze. V prípade spoločnej koučingovej návštevy s nadriadeným, vypíšu papierový koučingový formulár, ktorý musí nadriadený následne prepísať do elektronickej podoby.
Nastolený problém
Ak sa vopred naplánovaná návšteva u klienta nemôže uskutočniť z dôvodu neprítomnosti lekára v ordinácii, reprezentant nemá prístup do databázy klientov, podľa ktorej by zrealizoval náhradné stretnutie. Zároveň nemá prístup k informáciám z minulosti, na ktoré by vedel nadviazať. V prípade, že reprezentant zaznamenáva informácie zo stretnutí s väčším časovým odstupom, zvyšuje sa riziko nepresností alebo úplná strata dôležitých informácií.
Požiadavka klienta
Spoločnosť potrebuje centralizovať a zjednodušiť prístup reprezentantom k jednotlivým nástrojom a databázam. Očakáva optimalizáciu vykonávaných činností, skrátenie času potrebného pre evidenciu informácií a celkovo chce zvýšiť výkonnosť obchodných reprezentantov.
Riešenie
Najlepším a najvhodnejším riešením pre odstránenie problémov a zároveň zvýšenie efektivity práce medicínskych reprezentantov je nasadenie vhodnej mobilnej aplikácie s online prístupom k rôznym funkcionalitám ako sú formuláre, databáza klientov, kalendár s plánovanými aktivitami, histórii návštev atď.
Formulár o návšteve
Priamo počas návštevy (prípadne ihneď po návšteve) reprezentant zaznamená informácie zo stretnutia do preddefinovaných formulárov. Preddefinované formuláre uľahčujú dodržanie priebehu návštevy podľa stratégie spoločnosti.
Dostupná databáza klientov
V prípade, že sa z rôznych dôvodov návšteva u klienta nemôže uskutočniť, má reprezentant k dispozícii databázu klientov a môže ľahko identifikovať ďalšieho klienta, u ktorého môže zrealizovať náhradné stretnutie.
One Device Policy
Ak má spoločnosť zavedený pracovný model One Device policy, nie je potrebné, aby sa manažér rozhodoval, či bude predajný tím používať reportovací systém v počítači alebo mobilný reportovací systém na tablete. V rámci riešenia počítač + telefón sa telefón nepovažuje za ďalšie zariadenie a užívateľ nie je obmedzovaný pri voľbe vhodného zariadenia s ohľadom na situáciu, v ktorej sa nachádza.
Navigácia
Mobilná aplikácia obsahuje navigačný systém umožňujúci navigáciu reprezentanta na miesto určenia. Zefektívňuje čas prepravy a znižuje tým dopravné náklady. Systém umožňuje ukladanie súradníc alebo viacero adries patriacich jednému klientovi. Evidenciu informácií o možnostiach parkovania v každej lokalite a ďalšie dôležité údaje spojené prepravou k zákazníkovi alebo s konkrétnou lokalitou.
Zdieľané informácie
Informácie z terénu sú ihneď po zadaní cez aplikáciu zdieľané s ostatnými kolegami a nadriadeným. Reprezentant vďaka aplikácii získa možnosť vopred sa pripraviť na argumentáciu klienta, alebo mu môže nadriadený pomôcť online vyriešiť práve vzniknutý problém u zákazníka.
Obrazový materiál
Aplikácia umožňuje online evidovať a archivovať obrazový materiál napr. fotografie umiestnenia propagačných materiálov v priestoroch u zákazníka a pod. Táto funkcionalita celkovo zrýchľuje zdieľanie informácií a zjednodušuje kontrolné mechanizmy v rámci procesov zavedených vo firme.
Info pre manažéra
Nadriadený medicínskych reprezentantov má online k dispozícii prehľadné reporty a grafické hodnotenia jednotlivých členov tímu. Vidí celú históriu spoločných návštev, hodnotenia kvality práce a výstupov každého z reprezentantov a zároveň informácie za celý obchodný tím v nastaviteľných časových horizontoch.
Výsledok
Nasadením mobilnej aplikácie a online prepojením obchodných reprezentantov s celkovým systémom, zjednodušilo mnohé pracovné procesy a odbúralo duplicity, či neefektívne formy evidencie dát. Dôležité informácie sú evidované priamo v teréne a ich presnosť vzrástla na takmer 100%. Medicínsky reprezentant už nemusí po príchode na pracovisko zapínať počítač a vyplňovať zistené a na papier zaznamenané informácie.
Každý pracovník má vo svojom telefóne dostupné všetky potrebné informácie. Nemusí sa v prípade One Device Policy rozhodovať medzi počítačom a mobilným riešením. Miera zaťaženia jednotlivých pracovníkov sa výrazne znížila. FTE (Full Time Equivalent) manažéra klesla o 20%. FTE medicínskych reprezentantov o 30% a nároky na Sales Support klesli o 20%. Časové úspory na všetkých úrovniach (manažér, reprezentant, Sales Support) umožnili spoločnosti rozvíjať ďalšie marketingové aktivity a zvýšiť objem predaja produktov vyššou efektivitou pri realizácii obchodných návštev.