Testovanie a e-learning - zvyšovanie odbornosti zamestnancov
Nároky
na FTE manažéra klesli
Nároky
na FTE medicínskych reprezentantov
Vypočítané pre vzorový tím
veľkosť tímu:
6 medicínskych
reprezentantov (MSR)
1 produktový manažér (PM)
počet pracovných dní
za rok
20
počet
testov za mesiac
190
Situácia u klienta
Cieľom spoločnosti je vybudovať vysoko odborný a profesionálny tím, ktorý zákazníci budú vnímať ako skúseného partnera pre riešenie svojich požiadaviek. Z týchto dôvodov spoločnosť vyžaduje od svojich zamestnancov pravidelné vzdelávanie sa a doplňovanie vedomostí v stanovených odborných smeroch. Reprezentanti dostávajú k dispozícii učebné materiály, ktoré si samostatné študujú a v prípade potreby nejasnosti konzultujú so svojimi manažérmi.
Nadobudnuté vedomosti reprezentantov sú pravidelne overované testami. Obsah testov pripravuje produkt manažér a vychádza pri tom zo študijných materiálov s dôrazom na dáta, ktoré sú potrebné pre odbornú komunikáciu so zákazníkmi. Samotné skúšanie/testovanie prebieha v rámci teamových mítingov, kedy sa všetci členovia tímu stretnú a pod dohľadom produkt managera testy vyplnia.
Produkt manager vyhodnotí vyplnené testy a neúspešných absolventov informuje o potrebe opakovaného testovania. Následne po spracovaní výsledkov testovania je vytvorený súhrnný reportu, na základe ktorého sa stanoví postup pre ďalšie vzdelávanie.
Nastolený problém
Produkt manager pripravuje testy v dokumente na vyplnenie v počítači alebo v papierovej forme. Väčšinou pripravuje iba 2 až 4 varianty testov, pretože z časových dôvodov je problém pripraviť unikátne testy, ktoré by bolo problematické obísť, pre každého reprezentanta zvlášť.
Reprezentanti sa pripravujú na testovacie otázky z pridelených študijných materiálov. Tieto neobsahujú formulácie správnych a nesprávnych odpovedí, aby nebolo jednoduché pripraviť si pomôcky na riešenie testov.
Pre samotné testovanie je nevyhnutné, aby boli všetci členovia tímu prítomní na teamovom mítingu a nemali si tak možnosť odovzdať správne odpovede. Termínov, kedy je celý field force spolu, je počas roka len niekoľko a testovanie tak uberá čas potrebný na prípravu na nový predajný cyklus.
Vyhodnocovanie testov prebieha ručne. Pre zrýchlenie spracovania sa používajú odpovede typu a/b/c/d. Dopĺňanie slov prípadne celých formulácií sa nepoužíva. Spracovanie reportu prebieha tiež manuálne do pripravenej šablóny dokumentu.
História výsledkov je k dispozícii len vo forme výsledných reportov, ktoré je potrebné následne sumarizovať.
Požiadavka klienta
Firma potrebuje zrýchliť a zjednodušiť prácu produkt managera, nezaťažovať ho manuálnymi činnosťami. Reprezentantom chce umožniť prípravu na testovanie formou skúšobných testov, ktoré by simulovali reálne testovanie. Zároveň potrebuje zabezpečiť pre každého zamestnanca unikátny test, ktorý nie je jednoduché obísť, aby výsledky zodpovedali skutočným znalostiam jednotlivca.
Z dôvodu zefektívnenia fungovania tímových mítingov, potrebuje zaviesť testovanie na diaľku. Testovanie bude tak prebiehať mimo času konania mítingov a počas stretnutí bude dostatok priestoru na preberanie dôležitých pracovných tém.
Spracovanie výsledkov testovania je potrebné zautomatizovať a reporty prispôsobiť pre príjemcov podľa typu pozície a rozhodovacích kompetencií.
Riešenie
Produkt manager zadá parametre testu:
- zoznam účastníkov, ktorým je test určený
- výber produktu/ oblasti, ktorý test preveruje
- trvanie testu v minútach
- počet skúšobných a reálnych opakovaní pre jedného účastníka
- odkedy-dokedy je test prístupný na vyplnenie online
- počet otázok pre test z celkovej množiny zadefinovaných otázok
- spôsob miešania odpovedí.
Následne pridá zoznam otázok:
- ku každej otázke pripojí zoznam odpovedí a vyznačí správnu odpoveď
- ku otázkam zadefinuje typ odpovede (voľba a/b/c/d, textová odpoveď)
- nastaví príznak, či je otázka povinná, tzn. či sa zobrazí každému účastníkovi testovania.
Výsledky testovania:
- výsledné reporty prispôsobené pozícii prijímateľa, sú zasielané do osobných emailových schránok riadiacich pracovníkov
- manageri majú možnosť zobraziť si reporty v kontingenčnej tabuľke.
Reprezentant si spustí test a prechádza jednotlivé otázky:
- ak je to umožnené, môže vykonať skúšobný test
- vidí len výsledok celého testu, nie jednotlivé správne odpovede
- po spustení reálneho testu absolvuje reprezentant ostré testovanie - vždy sa mu zobrazí iná štruktúra testu - iné otázky a odpovede v inom poradí, okrem povinných otázok
- po úspešnom vykonaní testu obdrží testovaná osoba výsledok a certifikát do svojej emailovej schránky.
Výsledok
Nasadením online systému testovania a skúšobného testovania sa dosiahlo, že reprezentanti sú lepšie pripravení pre prácu u zákazníkov. Opakovanie skúšobných testov slúži zároveň ako určitá forma e-learningu. Testy sú prísne a nie je možné ich obísť. Zamestnanci si musia tému naštudovať, žiadna pomôcka im nepomôže, keďže testy sú unikátne a poradie odpovedí je systémovo menené.
Produkt manager má viac priestoru venovať sa odbornej príprave testov a rozhodovaniu ako pokračovať vo vzdelávaní jednotlivých reprezentantov.
Testy nie je treba vykonávať v rámci spoločných mítingov, sú prístupné online v dohodnutom časovom intervale.
Miera zaťaženia jednotlivých pracovníkov sa výrazne znížila. U reprezentanta klesli časové nároky na 40% predošlého stavu a u produkt managera dokonca na 15% z pôvodného zaťaženia.
Výrazným prínosom je nová úroveň spoľahlivosti testovania a 100%-né zameranie na definovanie stratégie a taktiky pre plnenie tímových cieľov počas spoločných mítingov.