Mobile Lösung zur Steigerung der Arbeitseffizienz
FTE
des Managers
FTE der medizinischen Repräsentanten
Anforderungen
an den Sales Support
Beispielhafte Teamberechnung
Teamgröße
6
Anzahl
Arbeitstage
20
Anzahl
Coaching-Tage
12
Anzahl
Meetings pro Tag
10
Situation des Kunden
Das Pharmaunternehmen nutzt ein elektronisches System, das nur über Computer zugänglich ist, um Kundenaktivitäten zu erfassen, zu planen und zu berichten. Die Repräsentanten müssen ihre Dienstreisen für die gesamte Woche im Voraus planen. Die Repräsentanten führen keine Computer im Außendienst mit und können dort nicht auf die Kundendatenbank zugreifen. Sie haben höchstens ihren Geschäftsterminplan ausgedruckt.
Nach dem Besuch müssen sie die beworbenen Produkte, die Reaktion des Kunden, Profilierungsfragen, Datum und Ziel des nächsten Besuchs auf Papier/in ihren persönlichen Organizer eintragen und die Daten nach der Rückkehr ins Büro oder nach Hause in das ETMS-System des Unternehmens erfassen. Allgemeine Feldnotizen erfassen sie wöchentlich mit derselben Methode. Nach einem Coaching-Gespräch mit ihrem Vorgesetzten füllen sie ein Papier-Coaching-Formular aus, und der Vorgesetzte tippt es später in das System ein.
Problemstellung
Falls der geplante Kundenbesuch verschoben werden muss, weil der Arzt nicht im Büro ist, haben die Repräsentanten keine Möglichkeit, auf die Kundendatenbank zuzugreifen, um ein neues Meeting zu planen. Gleichzeitig können sie nicht auf die erfassten Informationen zugreifen, die beim Meeting hilfreich wären. Falls die Repräsentanten die Informationen erst nach einiger Zeit erfassen, besteht das Risiko, dass die Informationen nicht korrekt sind oder wichtige Informationen verloren gehen.
Anforderungen des Kunden
Das Unternehmen muss den Zugriff der Repräsentanten auf ihre Tools und Datenbanken zentralisieren und vereinfachen. Sie erwarten eine Optimierung der durchgeführten Aktivitäten, eine Verringerung der für die Erfassung von Informationen benötigten Zeit und eine allgemeine Steigerung der Leistung ihrer Vertriebsmitarbeiter.
Lösung
Die beste Lösung zur Beseitigung des Problems und zur Steigerung der Arbeitseffizienz der medizinischen Repräsentanten ist der Einsatz einer geeigneten mobilen App mit Online-Zugriff auf verschiedene Funktionen wie Formulare, Kundendatenbank, Kalender mit geplanten Aktivitäten, Besuchsprotokolle usw.
Besuchsformular
Während des Besuchs (oder kurz danach) erfassen die Repräsentanten die Informationen aus dem Meeting in den Standardformularen. Die Standardformulare erleichtern das Einhalten der Besuchsschritte (basierend auf der Unternehmensstrategie).
Zugängliche Kundendatenbank
Falls das Meeting mit dem Kunden aus irgendeinem Grund nicht stattfinden kann, können die Repräsentanten auf die Kundendatenbank zugreifen und den nächsten Kunden identifizieren sowie problemlos einen anderen Kunden besuchen.
One Device Policy
Wenn das Unternehmen das Arbeitsmodell One Device Policy nutzt, müssen die Repräsentanten nicht wählen, ob sie einen Computer oder ein Tablet zum Erfassen von Informationen verwenden. Bei der Computer-&-Telefon-Lösung gilt das Telefon nicht als separates Gerät; der Benutzer ist nicht durch das Gerät eingeschränkt und kann das für die aktuelle Situation geeignete verwenden.
Navigation
Die mobile App enthält ein Navigationssystem, das den Repräsentanten die Orientierung im Außendienst erleichtert. Dies reduziert die Vorbereitungszeit und die Reisekosten. Das System ermöglicht das Speichern der Koordinaten oder mehrerer Adressen der Kunden. Zudem gibt es eine Datenbank mit Informationen über Parkmöglichkeiten in der Umgebung sowie viele weitere wichtige Transportdaten, um die Kunden zu erreichen oder sich in der Gegend zurechtzufinden.
Geteilte Informationen
Die Feldinformationen werden unmittelbar nach der Eingabe in die App mit anderen Kollegen und Vorgesetzten geteilt. Dank der App kann sich der Repräsentant auf die Argumente des Kunden vorbereiten oder während der Lösung eines Problems beim Kunden online Unterstützung von Vorgesetzten erhalten.
Bilder
Die App ermöglicht das Erfassen und Archivieren von Bildern online, etwa Fotos von der Platzierung von Werbematerialien im Büro des Kunden usw. Diese Funktion macht das Teilen von Informationen schneller und die Kontrollmechanismen der Unternehmensprozesse einfacher.
Informationen für den Manager
Die Vorgesetzten der medizinischen Repräsentanten können online auf übersichtliche Berichte und grafische Auswertungen ihrer Teammitglieder zugreifen. Sie sehen die Geschichte der gemeinsam durchgeführten Besuche, die Bewertungen der Arbeitsqualität und die Ergebnisse der einzelnen Repräsentanten sowie die Informationen des gesamten Verkaufsteams für den gewünschten Zeitraum.
Ergebnis
Der Einsatz der mobilen App und die Online-Verbindung der Vertriebsmitarbeiter zum System erleichterten viele arbeitsbezogene Prozesse und beseitigten Doppelarbeit oder ineffiziente Datenerfassung. Wichtige Informationen werden im Außendienst erfasst, und die Genauigkeit stieg auf fast 100%. Die medizinischen Repräsentanten müssen ihre Computer bei der Ankunft im Büro nicht mehr einschalten und die auf Papier notierten Daten manuell ins System eingeben.
Die Mitarbeiter können auf alle benötigten Informationen auf ihrem Telefon zugreifen. Bei One Device Policy müssen sie sich nicht entscheiden, ob sie einen Computer oder eine mobile Lösung verwenden. Der Verwaltungsaufwand der Mitarbeiter sank erheblich. Die FTE (Vollzeitäquivalent) des Managers sank um 20%. Die FTE der medizinischen Repräsentanten sank um 30% und die Anforderungen an den Sales Support sanken um 20%. Die Zeitersparnis auf allen Ebenen (Manager, Repräsentant, Sales-Support-Mitarbeiter) ermöglichte es dem Unternehmen, neue Marketingaktivitäten zu verfolgen und seine Produktverkäufe zu steigern, indem es bei Geschäftstreffen eine hohe Effizienz erzielte.