Testen – Unterstützung von Schulungen und erhöhte Qualifikation der Mitarbeiter
FTE des Managers
gesunken
FTE der medizinischen
Repräsentanten
Beispielhafte Teamberechnung
Teamgröße:
6 Medizinische
Repräsentanten (MSR)
1 Produktmanager (PM)
Anzahl Arbeitstage
pro Jahr
20
Anzahl Tests
pro Monat
190
Situation des Kunden
Das Ziel des Unternehmens ist es, ein hochqualifiziertes Team von Fachleuten aufzubauen, das die Kunden als erfahrene Partner für die Bearbeitung ihrer Anfragen betrachten. Aus diesem Grund verlangt das Unternehmen von den Mitarbeitern die Teilnahme an regelmäßigen Schulungen und Qualifikationserweiterungen in den spezialisierten Bereichen. Die Repräsentanten erhalten Lernmaterialien, die sie selbstständig durcharbeiten, und sie besprechen bei Bedarf ihre Fragen mit ihren Managern.
Die Repräsentanten werden regelmäßig getestet, um ihr Wissen zu überprüfen. Die Testinhalte werden vom Produktmanager erstellt und basieren auf den erhaltenen Lernmaterialien, wobei der Schwerpunkt auf Daten liegt, die für die spezialisierte Kommunikation mit den Kunden erforderlich sind. Die Testdurchführung erfolgt bei Teammeetings, bei denen die Teammitglieder ihre Tests dort ausfüllen – unter Aufsicht des Produktmanagers.
Der Produktmanager bewertet die Tests und informiert die durchgefallenen Teammitglieder, dass sie den Test erneut ablegen müssen. Nach der Verarbeitung der Testergebnisse wird ein zusammenfassender Bericht erstellt, um die nächsten Schritte für weitere Schulungen festzulegen.
Problemstellung
Der Produktmanager erstellt die Tests in einem Dokument auf dem Computer oder in Papierform. Es gibt in der Regel nur 2-4 Testversionen, da keine Zeit bleibt, einzigartige Tests für die einzelnen Repräsentanten zu erstellen, um mögliches Schummeln zu verhindern.
Die Repräsentanten lernen mit ihren Lernmaterialien für den Test. Diese enthalten keine Formulierungen der richtigen und falschen Antworten, um das Erstellen von unerlaubten Hilfsmitteln für den Test zu erschweren.
Es ist erforderlich, dass alle Teammitglieder beim Teammeeting anwesend sind, damit sie die richtigen Antworten nicht mit ihren Kollegen teilen. Es gibt nur wenige Gelegenheiten im Jahr, an denen alle Außendienstmitarbeiter an einem Ort sind, und das Testen nimmt Zeit in Anspruch, die für die Vorbereitung auf den neuen Verkaufszyklus notwendig ist.
Die Testbewertung erfolgt manuell. Um diesen Prozess zu beschleunigen, verwenden die Tests Multiple-Choice-Fragen (a/b/c/d/). Sie erlauben keine Wörter oder Sätze. Der Bericht wird ebenfalls manuell in die vorbereitete Dokumentvorlage eingearbeitet.
Der Verlauf der Ergebnisse ist nur in Form von Abschlussberichten verfügbar, die zu diesem Zweck zusammengefasst werden müssen.
Anforderungen des Kunden
Das Unternehmen muss die Arbeit des Produktmanagers schneller und einfacher machen und die Belastung durch manuelle Arbeit verringern. Die Repräsentanten sollten sich mit Hilfe von Übungstests, die die echten Tests simulieren, auf das Testen vorbereiten können. Gleichzeitig benötigt das Unternehmen einen einzigartigen Test für jeden Mitarbeiter und will Schummeln verhindern, damit die Testergebnisse dem tatsächlichen Wissen des Mitarbeiters entsprechen.
Um die Teammeetings effizienter zu gestalten, müssen sie Ferntests implementieren. Die Tests sollten außerhalb ihrer regulären Meetings durchgeführt werden, um wertvolle Zeit für die Diskussion wichtiger berufsbezogener Themen zu sparen.
Die Verarbeitung der Testergebnisse sollte automatisiert werden, und die Berichte müssen an die Rollen und Entscheidungskompetenzen der Empfänger angepasst werden.
Lösung
Der Produktmanager legt die Testparameter fest:
- Liste der Testteilnehmer
- Auswahl des Produkts/Testbereichs
- Dauer des Tests (in Minuten)
- Anzahl der Übungs- und echten Wiederholungen pro Teilnehmer
- Zeitraum, in dem der Test online abgelegt werden kann
- Anzahl der Testfragen aus der Gesamtzahl der vordefinierten Fragen
- Methode der Antwortmischung
Anschließend fügt er/sie die Frageliste hinzu:
- Hinzufügen einer Antwortliste zu den Fragen und Markieren der richtigen Antwort
- Festlegen des Antworttyps der Fragen (Multiple Choice, Text)
- Festlegen der Kennzeichnung von Pflichtfragen, d. h. ob sie jedem Testteilnehmer angezeigt werden
Testergebnisse:
- Die Abschlussberichte werden an die Rolle des Empfängers angepasst und an die E-Mail-Postfächer der Manager gesendet
- Manager können den Bericht in einer Kreuztabelle sehen
Repräsentanten legen den Test ab und gehen die Fragen durch:
- sofern erlaubt, können sie einen Übungstest ablegen
- sie sehen nur das Gesamtergebnis des Tests und nicht die einzelnen richtigen Antworten
- nach dem Übungstest legen sie den echten Test ab – sie sehen stets eine andere Teststruktur – andere Fragen und Antworten in anderer Reihenfolge (außer bei den Pflichtfragen)
- nach erfolgreichem Bestehen des Tests erhalten die Teilnehmer Informationen über ihre Ergebnisse und ein Zertifikat in ihrem E-Mail-Postfach
Ergebnis
Nach der Einführung des Online-Testsystems und der Übungstests waren die Repräsentanten besser auf die Arbeit mit den Kunden vorbereitet. Das Wiederholen der Übungstests dient auch als eine Form des e-learning. Die Tests sind streng und verhindern Schummeln. Die Mitarbeiter müssen die Themen lernen, und es führt kein Weg daran vorbei, da die Tests einzigartig sind und die Antwortreihenfolge vom System gemischt wird.
Der Produktmanager hat mehr Zeit, die Tests auf spezialisierter Ebene zu erstellen und sich auf die Weiterbildung der Repräsentanten zu konzentrieren.
Die Tests müssen nicht bei Gruppentreffen abgelegt werden und sind im festgelegten Zeitraum online verfügbar.
Der Verwaltungsaufwand der Mitarbeiter sank erheblich. Die Repräsentanten benötigen nur noch 40% der zuvor benötigten Zeit für das Testen, und der Produktmanager benötigt nur noch 15% der zuvor benötigten Zeit im Zusammenhang mit dem Testen.
Ein weiterer großer Vorteil ist die neue Stufe der Testzuverlässigkeit und die 100%ige Konzentration auf die Definition von Strategie und Taktik zur Erreichung der Teamziele bei den Unternehmensmeetings.